Μετακόμιση Επαγγελματικού Χώρου: Τα Βασικά Βήματα για μια Οργανωμένη Μεταφορά

Η μετακόμιση επαγγελματικού χώρου είναι πιο απαιτητική από μια απλή μετακόμιση κατοικίας. Ένα γραφείο, κατάστημα ή επαγγελματικός χώρος διαθέτει έπιπλα, ηλεκτρονικό εξοπλισμό, αρχεία, εμπορεύματα και άλλα αντικείμενα που πρέπει να μεταφερθούν με ασφάλεια και, κυρίως, χωρίς να διαταραχθεί σημαντικά η λειτουργία της επιχείρησης.

Με σωστό προγραμματισμό, η διαδικασία μπορεί να γίνει οργανωμένα και με όσο το δυνατόν λιγότερες καθυστερήσεις. Το σημαντικό είναι να ξεκινήσετε αρκετά νωρίς και να χωρίσετε τη μετακόμιση σε συγκεκριμένα στάδια.

Ξεκινήστε τον σχεδιασμό αρκετά νωρίς

Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε ένα σαφές πλάνο μετακόμισης.

Ορίστε:

• Την ημερομηνία μετακόμισης
• Την ημερομηνία έναρξης λειτουργίας στον νέο χώρο
• Ποια τμήματα θα μεταφερθούν πρώτα
• Ποιος θα συντονίζει τη διαδικασία
• Ποια αντικείμενα θα μεταφερθούν
• Ποιες υπηρεσίες θα χρειαστείτε από τη μεταφορική

Για μεγαλύτερες επιχειρήσεις, είναι χρήσιμο να υπάρχει ένας υπεύθυνος μετακόμισης που θα συντονίζει εργαζομένους, μεταφορική εταιρεία και προμηθευτές.

Καταγράψτε όλο τον εξοπλισμό

Πριν ξεκινήσει η συσκευασία, δημιουργήστε έναν κατάλογο της υπάρχουσας οικοσκευής και του επαγγελματικού εξοπλισμού.

Μπορείτε να χωρίσετε τα αντικείμενα σε κατηγορίες:

• Έπιπλα γραφείου
• Υπολογιστές
• Εκτυπωτές
• Τηλεφωνικό εξοπλισμό
• Ηλεκτρονικές συσκευές
• Αρχεία και έγγραφα
• Εμπορεύματα
• Εξοπλισμό καταστήματος
• Εργαλεία και μηχανήματα

Η καταγραφή βοηθά να γνωρίζετε τι μεταφέρεται και να εντοπίσετε πιο εύκολα τυχόν αντικείμενα που λείπουν μετά τη μετακόμιση.

Αξιοποιήστε την ευκαιρία για ξεκαθάρισμα

Δεν υπάρχει λόγος να μεταφέρετε στον νέο χώρο εξοπλισμό που δεν χρησιμοποιείτε.

Ξεχωρίστε:

• Όσα χρειάζονται άμεσα
• Όσα μπορούν να αποθηκευτούν
• Όσα χρειάζονται αντικατάσταση
• Όσα μπορούν να πουληθούν ή να απομακρυνθούν

Με αυτόν τον τρόπο μειώνεται ο όγκος της μεταφοράς και ο χρόνος που απαιτείται για την εγκατάσταση.

Ελέγξτε τον νέο επαγγελματικό χώρο

Πριν από την επαγγελματική μεταφορά Αθήνα, εξετάστε προσεκτικά τον νέο χώρο.

Ελέγξτε:

• Την είσοδο
• Το ασανσέρ
• Τις σκάλες
• Τις πόρτες
• Τους διαδρόμους
• Τον διαθέσιμο χώρο στάθμευσης
• Την πρόσβαση φορτηγού
• Τη δυνατότητα χρήσης ανυψωτικού

Αν υπάρχουν μεγάλα έπιπλα, μηχανήματα ή άλλος ογκώδης εξοπλισμός, μετρήστε τις διαστάσεις τους και βεβαιωθείτε ότι μπορούν να μεταφερθούν στον νέο χώρο.

Επιλέξτε μεταφορική εταιρεία με εμπειρία σε επαγγελματικές μετακομίσεις

Η μεταφορά ενός επαγγελματικού χώρου απαιτεί διαφορετική οργάνωση από μια οικιακή μετακόμιση.

Όταν επιλέγετε μεταφορική εταιρεία, ρωτήστε αν έχει εμπειρία σε:

• Μετακομίσεις γραφείων
• Καταστήματα
• Επαγγελματικό εξοπλισμό
• Ηλεκτρονικές συσκευές
• Βαριά αντικείμενα
• Μεγάλες ποσότητες αρχείων
• Μεταφορές εκτός ωραρίου λειτουργίας

Ζητήστε αναλυτική προσφορά και ενημερώστε τη μεταφορική για τις ιδιαιτερότητες τόσο του παλιού όσο και του νέου χώρου.

Προγραμματίστε τη μετακόμιση με βάση τη λειτουργία της επιχείρησης

Ένας από τους μεγαλύτερους στόχους είναι να περιοριστεί ο χρόνος που η επιχείρηση δεν λειτουργεί.

Ανάλογα με το είδος της επιχείρησης, μπορείτε να προγραμματίσετε τη μετακόμιση:

• Εκτός ωραρίου
• Βράδυ
• Σαββατοκύριακο
• Σε ημέρες χαμηλής δραστηριότητας
• Τμηματικά

Για παράδειγμα, σε ένα γραφείο μπορεί να μεταφερθεί πρώτα ένας χώρος και στη συνέχεια ένας δεύτερος, ώστε να συνεχιστεί μέρος της λειτουργίας.

Οργανώστε σωστά τη συσκευασία

Η συσκευασία ενός επαγγελματικού χώρου χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή, ειδικά όταν υπάρχουν ηλεκτρονικές συσκευές και ευαίσθητος εξοπλισμός.

Χρησιμοποιήστε κατάλληλα:

• Χαρτοκιβώτια
• Bubble wrap
• Χαρτί συσκευασίας
• Stretch film
• Προστατευτικές κουβέρτες
• Προστατευτικά γωνιών
• Ετικέτες
• Υλικά πλήρωσης κενών

Κάθε κούτα πρέπει να φέρει σαφή ένδειξη για το περιεχόμενό της και τον χώρο στον οποίο πρέπει να μεταφερθεί.

Δημιουργήστε σύστημα σήμανσης

Για παράδειγμα:

ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ – ΑΡΧΕΙΑ – ΚΟΥΤΑ 01

ΥΠΟΔΟΧΗ – ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ – ΚΟΥΤΑ 02

IT – ΚΑΛΩΔΙΑ – ΚΟΥΤΑ 03

Ένα απλό σύστημα σήμανσης μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο κατά την εγκατάσταση.

Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στον ηλεκτρονικό εξοπλισμό

Οι υπολογιστές, οι οθόνες, οι εκτυπωτές και ο υπόλοιπος ηλεκτρονικός εξοπλισμός χρειάζονται σωστή προστασία.

Πριν τη μεταφορά:

1. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των σημαντικών δεδομένων.
2. Αποσυνδέστε προσεκτικά τις συσκευές.
3. Σημειώστε τα καλώδια όπου χρειάζεται.
4. Συσκευάστε κάθε συσκευή ξεχωριστά.
5. Προστατέψτε τις οθόνες και τις ευαίσθητες επιφάνειες.

Για τον εξοπλισμό πληροφορικής, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να υπάρχει σχέδιο για το πώς θα επανασυνδεθεί στον νέο χώρο.

Προστατέψτε τα επαγγελματικά αρχεία

Τα έγγραφα και τα αρχεία μιας επιχείρησης μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικά.

Οργανώστε τα πριν από τη μεταφορά και χρησιμοποιήστε κουτιά που μπορούν να κλείσουν με ασφάλεια.

Μην αναμειγνύετε διαφορετικές κατηγορίες αρχείων χωρίς λόγο.

Είναι επίσης χρήσιμο να κρατήσετε μαζί σας τα απολύτως απαραίτητα έγγραφα και αντικείμενα που μπορεί να χρειαστούν κατά τη διάρκεια της μετακόμισης.

Αποσυναρμολογήστε ό,τι χρειάζεται

Μεγάλα γραφεία, ντουλάπες, βιβλιοθήκες και άλλα έπιπλα μπορεί να χρειαστούν αποσυναρμολόγηση.

Κρατήστε τις βίδες και τα μικρά εξαρτήματα σε ξεχωριστές σακούλες και σημειώστε σε ποιο έπιπλο ανήκουν.

Αν η μεταφορική αναλαμβάνει αποσυναρμολόγηση και συναρμολόγηση, επιβεβαιώστε ότι οι συγκεκριμένες υπηρεσίες περιλαμβάνονται στην προσφορά.

Ενημερώστε εργαζομένους και συνεργάτες

Η μετακόμιση δεν αφορά μόνο τη διοίκηση της επιχείρησης.

Ενημερώστε έγκαιρα:

• Εργαζομένους
• Πελάτες
• Προμηθευτές
• Συνεργάτες
• Εταιρείες courier
• Υπηρεσίες που παραδίδουν στον επαγγελματικό χώρο

Αν αλλάζει η διεύθυνση της επιχείρησης, ενημερώστε εγκαίρως και τα στοιχεία επικοινωνίας σε ιστοσελίδα, Google Business Profile, επαγγελματικούς καταλόγους και άλλα σημεία όπου εμφανίζεται η επιχείρηση.

Προγραμματίστε τη μεταφορά των υπηρεσιών

Μια μετακόμιση επαγγελματικού χώρου μπορεί να επηρεάσει βασικές υπηρεσίες.

Εξετάστε έγκαιρα τη μεταφορά ή εγκατάσταση:

• Internet
• Τηλεφωνικής γραμμής
• Ηλεκτρικού
• Συστήματος ασφαλείας
• POS
• Εκτυπωτών
• Server ή δικτυακού εξοπλισμού

Ιδιαίτερα για επιχειρήσεις που βασίζονται στο Internet και στα πληροφοριακά συστήματα, η εγκατάσταση στον νέο χώρο πρέπει να αποτελεί μέρος του συνολικού πλάνου.

Ετοιμάστε ένα «κουτί πρώτης ημέρας»

Μην τοποθετήσετε όλα τα απαραίτητα αντικείμενα βαθιά μέσα στις κούτες.

Δημιουργήστε ένα ξεχωριστό κουτί ή χώρο με όσα θα χρειαστείτε αμέσως:

• Έγγραφα
• Φορτιστές
• Καλώδια
• Εργαλεία
• Είδη καθαρισμού
• Χαρτικά
• Νερό και βασικά είδη
• Είδη γραφείου

Έτσι, η επιχείρηση μπορεί να αρχίσει να λειτουργεί χωρίς να χρειάζεται να ανοίξετε δεκάδες κούτες.

Checklist για μετακόμιση επαγγελματικού χώρου

Πριν από τη μετακόμιση

• Ορίστηκε ημερομηνία μετακόμισης
• Δημιουργήθηκε λίστα εξοπλισμού
• Ξεκαθαρίστηκαν άχρηστα αντικείμενα
• Ελέγχθηκε ο νέος χώρος
• Επιλέχθηκε μεταφορική εταιρεία
• Ζητήθηκε αναλυτική προσφορά
• Προγραμματίστηκε η συσκευασία
• Ενημερώθηκαν οι εργαζόμενοι
• Προγραμματίστηκαν Internet και τηλεφωνία
• Έγινε backup των σημαντικών δεδομένων

Την ημέρα της μετακόμισης

• Έχουν τοποθετηθεί οι σωστές ετικέτες
• Τα εύθραυστα αντικείμενα έχουν προστατευτεί
• Ο ηλεκτρονικός εξοπλισμός έχει συσκευαστεί
• Τα κλειδιά και τα σημαντικά έγγραφα είναι διαθέσιμα
• Υπάρχει πρόσβαση στο νέο κτίριο
• Έχει εξασφαλιστεί χώρος για το φορτηγό
• Υπάρχει υπεύθυνος συντονισμού

Μετά τη μετακόμιση

• Ελέγχθηκε όλος ο εξοπλισμός
• Συναρμολογήθηκαν τα έπιπλα
• Συνδέθηκαν οι ηλεκτρονικές συσκευές
• Ελέγχθηκε Internet και τηλεφωνία
• Ενημερώθηκαν οι πελάτες για τη νέα διεύθυνση
• Ενημερώθηκαν οι online καταχωρίσεις της επιχείρησης

Πώς να μειώσετε το κόστος της επαγγελματικής μετακόμισης

Η σωστή οργάνωση μπορεί να περιορίσει αρκετά τα έξοδα.

Αρχικά, απομακρύνετε τον εξοπλισμό που δεν χρειάζεστε. Στη συνέχεια, ζητήστε προσφορές από περισσότερες μεταφορικές και συγκρίνετε τι ακριβώς περιλαμβάνει κάθε μία.

Μπορείτε επίσης να αναλάβετε μόνοι σας την απλή συσκευασία, εφόσον υπάρχει διαθέσιμος χρόνος και προσωπικό.

Ωστόσο, για βαριά μηχανήματα, εύθραυστο εξοπλισμό ή μεγάλες ποσότητες αντικειμένων, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε επαγγελματίες με τον κατάλληλο εξοπλισμό.

Συμπέρασμα

Η μετακόμιση επαγγελματικού χώρου απαιτεί περισσότερο σχεδιασμό από μια συνηθισμένη μετακόμιση κατοικίας, επειδή πρέπει να μεταφερθούν όχι μόνο αντικείμενα αλλά και η λειτουργία μιας επιχείρησης.

Ο σωστός προγραμματισμός, η καταγραφή του εξοπλισμού, η ασφαλής συσκευασία, η επιλογή έμπειρης μεταφορικής και ο συντονισμός των υπηρεσιών του νέου χώρου μπορούν να κάνουν τη διαδικασία πολύ πιο ομαλή.

Το σημαντικότερο είναι να μην αντιμετωπίσετε τη μετακόμιση ως μία εργασία που πρέπει απλώς να ολοκληρωθεί. Αντιμετωπίστε την ως ένα οργανωμένο project με συγκεκριμένα στάδια, υπευθύνους και χρονοδιάγραμμα.

Έτσι, η επιχείρηση μπορεί να περάσει στον νέο χώρο με λιγότερες καθυστερήσεις, μικρότερο άγχος και καλύτερο έλεγχο του κόστους.